Bàn giao công việc là một trong những công việc quan trọng trong các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức. Việc bàn giao công việc chi tiết, đúng quy trình chắc chắn sẽ đảm bảo hiệu quả công việc tốt nhất cũng như hạn chế sự gián đoạn và sự cố xảy ra. Để thực hiện được điều đó bạn cần phải nắm rõ những nguyên tắc bàn giao công việc được quy định chi tiết sau đây.
Bàn giao công việc thực chất là làm những gì?
Trong quá trình làm việc hẳn bạn sẽ nghe thấy cụm từ bàn giao công việc rất nhiều lần. Tuy nhiên bạn đã hiểu rõ về công việc này chưa? Khi phải thực hiện bàn giao công việc thì bạn sẽ phải thực hiện những công việc gì? Theo đó, khi làm việc tại một tổ chức nhất định, công việc của bạn sẽ có thể liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau và cũng sẽ có rất nhiều những nhân viên khác làm các công việc như bạn.
Trong quá trình làm việc, việc phải trao đổi công việc, bàn giao công việc cho người khác bạn sẽ phải thực hiện thường xuyên. Cụ thể, trong một doanh nghiệp, việc bàn giao công việc thực chất sẽ là việc bạn bàn giao toàn bộ những công việc đã làm, đang làm và sẽ làm, những giấy tờ, tài liệu trong quá trình làm việc cho người sau đó.
Bạn sẽ thấy việc bàn giao công việc sẽ được thực hiện ở những hoàn cảnh như: Bàn giao công việc khi nghỉ việc, bàn giao công việc khi thay đổi ca trực, thời gian làm việc… Việc bàn giao công việc là cực kỳ quan trọng bởi nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc cũng như có thể lường trước được những rủi ro có thể xảy ra.
Nguyên tắc bàn giao công việc chi tiết và đầy đủ nhất
Bàn giao công việc trên thực tế có phải chỉ là giao toàn bộ công việc mình đang làm cho người khác? Theo đó, việc bàn giao công việc cho người khác sẽ phải thực hiện dựa theo các nguyên tắc nhất định để đảm bảo việc bàn giao có hiệu quả tốt nhất. Theo đó, bạn cần bàn giao công việc dựa vào những nguyên tắc chi tiết như sau:
Cập nhật đầy đủ mô tả về công việc
Khi bàn giao công việc cho người khác bạn phải làm thế nào để họ thấy được toàn bộ công việc của bạn là làm gì. Chính vì vậy mà khi đó bạn cần thực hiện một bản cập nhật đầy đủ mô tả về công việc mà mình đang làm. Cụ thể bạn cần bàn giao các công việc đã làm, công việc đang làm và những kế hoạch về công việc trong tương lai.
Thông qua bản mô tả công việc này sẽ giúp người nhận bàn giao công việc có thể hiểu rõ hơn về công việc mà mình sắp làm. Từ đó sẽ giúp công việc diễn ra được hiệu quả hơn và tránh những gián đoạn không đáng có.
Chuẩn bị đầy đủ thông tin của công việc
Theo nguyên tắc bàn giao công việc bạn sẽ phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin liên quan đến công việc. Theo đó, bạn sẽ phải chuẩn bị các thông tin cụ thể như sau:
- Những thời hạn (deadline) cụ thể của các công việc đang diễn ra.
- Công việc hàng ngày cần thực hiện.
- Các dự án hiện nay cần phải chịu trách nhiệm.
- Tệp khách hàng đang quản lý cũng như những thông tin cơ bản nhất về họ để có hướng làm việc hiệu quả nhất.
- Những liên hệ với các đồng nghiệp có liên quan đến công việc.
- Những vấn đề có thể xảy ra trong quá trình làm việc.
- Những hợp đồng, giao dịch đang và sẽ tiến hành.
- Những tài liệu, giấy tờ về công việc.
- Những thông tin tài khoản đăng nhập vào hệ thống dữ liệu nếu có.
Lên kế hoạch làm việc cho nhân sự mới
Trong quá trình bàn giao bạn cũng cần có được những trao đổi cụ thể về các kế hoạch làm việc cho người mới. Dựa vào những nguyên tắc bàn giao công việc chi tiết nhất bạn sẽ cần vạch ra cho họ những công việc mà họ cần thực hiện ngay để đảm bảo công việc diễn ra nhanh chóng nhất.
Thực hiện hướng dẫn trực tiếp cho nhân viên mới
Thông thường, những nhân viên cũ sẽ cần phải có sự hướng dẫn trực tiếp cho nhân viên mới về công việc. Sự hướng dẫn trực tiếp này thường mang đến hiệu quả tốt nhất bởi khi đó công việc sẽ được tiếp diễn một cách hiệu quả và không bị gián đoạn.
Nhìn chung việc bàn giao công việc không quá khó. Bạn chỉ cần thực hiện bàn giao tất cả những công việc mình đang làm để người mới có thể nắm bắt được một cách nhanh chóng nhất.
Một số lưu ý khi bàn giao công việc
Bàn giao công việc hiện nay xuất hiện ở mọi công ty, mọi doanh nghiệp và ở mọi vị trí khác nhau. Chính bởi vậy mà khi bàn giao công việc để mang đến hiệu quả tốt nhất thì bạn cần phải có sự chuẩn bị đầy đủ những hạng mục công việc cần bàn giao. Điều này sẽ giúp bạn có thể dễ dàng thực hiện việc bàn giao và bàn giao được đầy đủ nhất các công việc.
Có thể nói, bàn giao công việc là một công việc cực kỳ quan trọng có ảnh hưởng lớn tới công việc chung. Chính bởi vậy mà bạn cần phải nắm rõ được những nguyên tắc bàn giao công việc để có được những sự chuẩn bị và thực hiện được hiệu quả nhất. Tại Bảo vệ Việt Hoàng hiện nay cũng có những quy trình bàn giao công việc chi tiết để mang đến hiệu quả công việc tốt nhất.
Xem thêm:
