Các tài liệu trong doanh nghiệp, công ty thường có vai trò quan trọng và cần được bảo quản cẩn thận. Chính vì vậy mà trong quá trình bàn giao, giao nhận các tài liệu thì sẽ cần có một biên bản nhằm đảm bảo việc nhận và giao tài liệu đầy đủ cũng như thế hiện được tình trạng của tài liệu. Do đó bạn cần cập nhật mẫu sổ giao nhận tài liệu mới nhất sau đây để công tác bàn giao tài liệu được thuận tiện nhất.
Vì sao cần phải ghi chép việc giao nhận tài liệu?
Đối với các công ty, doanh nghiệp hiện nay thì những giấy tờ, sổ sách có vai trò quan trọng. Những giấy tờ sổ sách đó đều là thể hiện những thông tin, công việc của cả doanh nghiệp. Đặc biệt có những tài liệu cần phải bảo mật chặt chẽ thì việc bảo quan lại càng cần chú trọng hơn. Do tính chất một số công ty, doanh nghiệp và tính chất công việc thì sẽ phải thực hiện việc bàn giao tài liệu.
Công tác bàn giao tài liệu cần phải có chứng cứ rõ ràng để có thể xác định được các bên liên quan cũng như đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu. Do đó mà các mẫu sổ giao nhận tài liệu đã ra đời. Mẫu sổ giao và nhận tài liệu này cực kỳ quan trọng bởi:
- Thông qua sổ bàn giao sẽ biết được tình trạng thực tế của tài liệu.
- Xác định được những người có liên quan để tài liệu. Điều này sẽ đảm bảo nếu xảy ra sự cố thì sẽ quy trách nhiệm được đúng người.
- Thông qua mẫu bàn giao các loại tài liệu còn giúp việc quản lý giấy tờ, hồ sơ được hiệu quả hơn.
- Đảm bảo tài liệu sẽ được bảo quản đảm bảo nhất và tránh những trường hợp mất mát không đáng có.
Hiện nay trong bất cứ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng đều cần thực hiện công tác bàn giao tài liệu. Việc bàn giao tài liệu không thể chỉ là lời nói mà còn cần thực hiện bằng văn bản để đảm bảo tính pháp lý. Do đó mà bạn cần phải có một mẫu giấy/sổ giao nhận tài liệu chuẩn xác nhất để đảm bảo việc bàn giao được chuyên nghiệp hơn.
Cập nhật mẫu sổ giao nhận tài liệu đầy đủ, chi tiết nhất hiện nay
Mẫu sổ cho việc bàn giao tài liệu trên thực tế sẽ có sự khác biệt giữa các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên về cơ bản thì trong mẫu sổ để thực hiện công tác bàn giao tài liệu vẫn cần có đầy đủ các thông tin sau: Thời gian, người nhận, người bàn giao, thông tin chi tiết về tài liệu được bàn giao, quản lý (người làm chứng). Một mẫu bàn giao đầy đủ chắc chắn sẽ giúp công việc đạt hiệu quả cao nhất. Cụ thể, mẫu giấy bàn giao tài liệu được sử dụng thông dụng và phổ biến nhất hiện nay như sau:
Khi thực hiện công tác bàn giao tài liệu cần lưu ý điều gì?
Bất kỳ khi thực hiện công tác bàn giao tài liệu ở công ty, tổ chức hay doanh nghiệp thì đều cần có một văn bản cụ thể. Việc ghi chép cụ thể những công việc trong buổi bàn giao là rất quan trọng. Do đó, để công tác bàn giao tài liệu đạt hiệu quả cao nhất thì bạn cần lưu ý những vấn đề sau:
- Thể hiện rõ số lượng, tình trạng của tài liệu một cách chi tiết nhất.
- Các bên bàn giao cần có mặt đúng giờ để có thể kiểm tra tài liệu lần cuối trước khi thực hiện giao nhận.
- Cần có một người quản lý hoặc người làm chứng để đảm bảo hiệu quả việc bàn giao là tốt nhất.
Công tác bàn giao cần được thực hiện rõ ràng, chi tiết, công tâm và khách quan nhất. Vì vậy mà khi thực hiện công tác bàn giao các bên giao và nhận cần tuân thủ đầy đủ các yêu cầu, trách nhiệm của mình trước tài liệu được bàn giao.
Quy trình mẫu giao nhận tài liệu tại công ty, doanh nghiệp, trường học
Ở bất cứ tổ chức nào thì cũng đều cần thực hiện việc bàn giao tài sản trong các hoàn cảnh cần thiết. Việc bàn giao tài liệu sẽ giúp đảm bảo tính bảo mật cũng như toàn vẹn của tài liệu. Do đó mà bạn cần nắm được quy trình bàn giao tài liệu như sau:
- Bước 1: Các bên có mặt đầy đủ, bên giao cần kiểm tra lại tổng thể tài liệu để có thông tin chuẩn xác nhất.
- Bước 2: Bên giao sẽ thực hiện bàn giao tài liệu với độ chính xác cao nhất.
- Bước 3: Bên nhận sẽ kiểm tra lại tổng quát giấy tờ và tiến hành ký vào biên bản nhận hàng.
- Bước 4: Hai bên thanh lý hợp đồng.
Hiện nay việc tính toán và lên kế hoạch cho việc bàn giao tài liệu là vô cùng quan trọng. Sở hữu được mẫu sổ giao nhận tài liệu chuẩn xác và đầy đủ thì sẽ giúp công ty, doanh nghiệp của bạn phát triển hơn. Đây chính là điều mà bất cứ công ty, doanh nghiệp nào cũng muốn thực hiện.
Các tài liệu khi được bàn giao chuyên nghiệp chắc chắn sẽ giữ được tính bảo mật cũng như hạn chế sự cố xảy ra. Vì vậy mà thông qua mẫu sổ này cũng sẽ giúp mỗi người khi thực hiện công việc cần có trách nhiệm hơn. Các mẫu sổ giao nhận tài liệu hiện nay được công bố rộng khắp ở nhiều nơi. Do vậy mà bạn có thể tham khảo một cách dễ dàng nhất và đảm bảo hiệu quả công việc tốt nhất.
Xem thêm:
