Bất cứ sự kiện lớn nhỏ nào dù là buổi workshop hay tiệc tất niên cuối năm, chương trình ra mắt sản phẩm mới của công ty. Cách tổ chức sự kiện diễn ra thuận lợi, ấn tượng và thành công đòi hỏi nhiều chất xám, công sức và thời gian của cả một ekip lớn. Vậy nên, trong bài viết dưới đây, Bảo Vệ Việt Hoàng sẽ chia sẻ rõ các bước để tạo ra được một sự kiện thành công tốt đẹp cho các bạn quan tâm có thể tham khảo.
Cách tổ chức sự kiện – Thiết lập mục tiêu
Bước đầu tiên trong quy trình triển khai một sự kiện quan trọng nào đó chính là thiết lập các mục tiêu chính. Mục tiêu được đưa ra càng rõ, càng cụ thể thì bước lên kế hoạch lẫn kiểm soát sẽ trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn. Thường mục tiêu sự kiện sẽ do bộ phận marketing của doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm thực hiện dựa vào yêu cầu của khách hàng.
Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện cụ thể
Bước tiếp theo trong cách tổ chức sự kiện thành công chính là căn cứ vào mục tiêu đã ra để xác định rõ quy mô tổ chức sự kiện. Từ đó thành lập đội ngũ nhân sự cốt lõi chất lượng và giàu kinh nghiệm. Bởi đội ngũ nhân sự chính là yếu tố quan trọng, quyết định đến 90% sự thành công của sự kiện.
Tổ chức sự kiện cần phải có sự nỗ lực, phối hợp nhịp nhàng từ nhiều bộ phận liên quan. Dĩ nhiên, quan trọng nhất hay còn gọi là đầu tàu chính là người quản lý và phân bố, điều phối các hoạt động của mỗi bộ phận diễn ra trong sự kiện.
Xác định rõ địa điểm, thời gian và thành phần tham gia sự kiện
Đến bước 3 này, đội ngũ marketing của công ty sẽ phải lập kế hoạch đề xuất lên ban lãnh đạo hoặc do ban lãnh đạo đưa xuống để cấp dưới thực thi. Xác định thời gian diễn ra sự kiện phù hợp để lên kế hoạch chi tiết.
- Dành thời gian để tìm hiểu kỹ các ngày lễ theo pháp luật quy định và tôn giáo.
- Kiểm tra kỹ ngày tháng, người tham gia sự kiện chính gồm: Khách VIP, diễn giả,…
- Khảo sát thực tế địa điểm tổ chức sự kiện.
Cách tổ chức sự kiện – Chọn chủ đề
Để tạo ra được sự kiện độc đáo, ấn tượng, bạn cần tìm hiểu và chọn được chủ đề nổi bật để thu hút người tham gia. Dĩ nhiên, tại bước này, bạn sẽ phải tạo ra được một chủ đề hấp dẫn và cái tên thật “kêu”. Bởi chúng sẽ là điểm nhấn quan trọng để đơn vị bạn quảng bá tại các phương tiện truyền thông hiện đại ngày nay.
Đội tổ chức sự kiện sẽ phải sáng tạo tên sự kiện bằng cách tạo ra một khẩu hiệu ngắn và dễ nhớ để mô tả sự kiện. Tiếp đến, họ sẽ thiết kế logo và hình ảnh nhận diện sự kiện nếu cần.
Lập kế hoạch tổng thể đối với sự kiện
Lập kế hoạch tổng thể chính là bước quan trọng bởi căn cứ vào thông tin đã có để bạn dễ dàng đưa ra được kế hoạch chi tiết cho các hoạt động trước trong và sau sự kiện. Kế hoạch tổng thể cho sự kiện cần đảm bảo tất cả những khía cạnh sau:
- Địa điểm tổ chức, hậu cần và quản lý phục vụ.
- Diễn giả.
- Hoạt động và giải trí.
- Quảng cáo hoặc công khai.
- Đăng ký thanh toán, đăng ký trực tuyến,…
- Quản lý đối tác hay tài trợ.
- Quản lý tình nguyện viên.
Cách tổ chức sự kiện – Kiểm soát, điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện
Thực tế, để lập ra bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo, bạn phải là người quản lý chỉnh chu, thận trọng và có khả năng kiểm soát nhiều đầu việc cùng lúc. Sau khi đã lên kế hoạch cụ thể, người quản lý sự kiện cần phải phân việc, kiểm soát thành viên ở trong đội tổ chức sự kiện chạy đúng tiến độ. Bên cạnh đó, người quản lý sự kiện co0nf ứng dụng phần mềm trực tuyến hỗ trợ để thanh toán, lập báo cáo hoặc tích hợp danh sách liên hệ,…
Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, đơn vị tài trợ truyền thông
Khi tổ chức sự kiện, bạn cần xác định rõ có tổ chức nào có thể hợp tác, kêu gọi để thanh toán chi phí không? Khi họ quyết định hợp tác với đơn vị bạn, chắc chắn quá trình quảng bá và lan truyền sự kiện của bạn được rộng rãi, thành công hơn.
Truyền thông sự kiện
Đây là bước cực kỳ quan trọng, không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Bạn có thể chọn quảng bá sự kiện của công ty mình tại các kênh mạng xã hội, website hoặc tại địa chỉ email. Sau đó, bạn phải lên kế hoạch quảng cáo có trả phí ngoại tuyến và trực tuyến. Dùng các công cụ truyền thông nhằm mục đích khuyến khích khách hàng tiềm năng đăng ký.
Thiết lập ngân sách sự kiện
Cuối cùng, bạn phải thiết lập ngân sách cần cho sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp. Khi tính toán ngân sách các hạng mục chính, bạn đừng quên công thêm phí chỗ ở cho các diễn giả, khách VIP và một số khoản phí phát sinh khác.
Kết luận:
Với những chia sẻ trên của Bảo Vệ Việt Hoàng, hy vọng quý khách hàng sẽ nắm rõ được các bước trong cách tổ chức sự kiện thành công tốt đẹp.
Xem thêm:
